Sposób przyjmowania i załatwiania spraw

Wszelkie pisma sadowe oraz pisma z zakresu administracji i nadzoru kierowane do sądu drogą pocztową, bądź składane w biurze podawczym sądu ewidencjonowane są w sposób przewidziany zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 roku (Dz.Urz.MS.03.5.22) w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sadowych oraz innych działów administracji sądowej.
Na piśmie wpływającym do sądu Biuro Podawcze zamieszcza adnotację zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo. Koperta w której pismo nadesłano załącza się do pisma. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, biuro podawcze poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.
Pisma sądowe adresowane do poszczególnych wydziałów przekazywane są przez biuro podawcze kierownikowi sekretariatu, który przedstawia wpływające pismo przewodniczącemu wydziału (innemu sędziemu), który wydaje zarządzenie co do sposobu załatwienia pisma.
Sposób postępowania z pismami wszczynającymi postępowanie w sprawie (pozwy, wnioski, akty oskarżenia i inne) regulują przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku (Dz.U.07.38.249) Regulamin urzędowania sądów powszechnych.
Obieg pism z zakresu administracji i nadzoru odbywa się w sądzie w oparciu o ustaloną przez Prezesa Sądu w uzgodnieniu z archiwum państwowym instrukcję kancelaryjną i oparty jest na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Biuro podawcze przekazuje pisma do właściwej komórki organizacyjnej zgodnie ze wskazanym adresem. Pisma w sprawie skarg i wniosków przekazywane są do Oddziału Administracyjnego. Zarejestrowanie sprawy z zakresu administracji i nadzoru polega na wpisaniu tej sprawy pod kolejną pozycję „spisu spraw” dotyczących określonego przedmiotu – zgodnie z odpowiednim hasłem klasyfikacyjnym ustalonym w wykazie akt, oraz nadaniu jej znaku. Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą: wszystkie pisma związane z załatwieniem tej samej sprawy są opatrzone tym samym znakiem i tworzą akta sprawy. Załatwianie spraw z zakresu administracji i nadzoru odbywa się w oparciu o przepisy kodeksu postępowania administracyjnego.

Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

W celu przejrzystej ewidencji pism i dokumentacji sądowej prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

• repertoria,
• wykazy,
• kartoteki (zbiory kart),
• zbiory wokand,
• księgi pomocnicze.

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt.
Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Sprawy nie podlegające wpisaniu do repertorium rejestruje się w wykazach.
Zarejestrowanie sprawy następuje poprzez wpisanie do repertorium i skorowidza alfabetycznego- numerowego pisma wszczynającego postępowanie.
Kierownik sekretariatu wydziału prowadzi zbiór wokand w teczkach oddzielnych dla każdego roku kalendarzowego. Ułożone w porządku chronologicznym wokandy przechowywane są przez okres 2 lat.
W postępowaniu wykonawczym określone czynności sadu ewidencjonowane są na kartach zakładanych dla poszczególnych osób, wobec których – zgodnie z treścią orzeczenia- czynności te podlegają wykonaniu. Zbiór założonych kart stanowi kartotekę.
Do ksiąg pomocniczych zalicza się  prowadzone przez sekretariaty sądowe kontrolki:

• wysłanych akt,
• terminowego sporządzania uzasadnień, orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych;
• w kontrolce tej ewidencjonuje się wszystkie czynności sadu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonania,
• księgę przechowywanych przedmiotów, do której wpisuje się przedmioty oddane na przechowanie, a których nie można dołączyć do akt sprawy.

Ewidencja spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzona jest w systemie bezdziennikowym – rejestrowym opartym na rzeczowym wykazie akt. Sprawę rejestruje się w spisie spraw tylko jeden raz na podstawie pisma otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną ( sprawa wszczęta „z urzędu”). Wypisy, zaświadczenia, odpisy itp. Wydane na podstawie akt oznacza się znakiem sprawy oraz datą wydania, o wydaniu z akt dokumentu sporządza się adnotację pod którą umieszcza się potwierdzenie odbioru osoby zainteresowanej lub adnotację o wysłaniu pisma. Znak sprawy składa się z następujących elementów:

• symbolu literowego oznaczającego komórkę organizacyjną w której sprawa jest załatwiana,
• liczbowego symbolu hasła klasyfikacyjnego sprawy, zgodnie z wykazem akt,
• oddzielonego znakiem łamania - kolejnego numeru porządkowego pod którym sprawa została zarejestrowana w „spisie spraw”,
• oddzielonych znakiem łamania – dwóch ostatnich cyfr roku kalendarzowego, w którym sprawa została wpisana.

Każdemu „spisowi spraw” odpowiada odrębna „teczka aktowa” w której przechowuje się akta spraw ostatecznie załatwionych. Teczki aktowe przechowuje się we właściwych komórkach przez okres dwóch lat, licząc od roku następnym po roku w którym teczkę założono, a następnie przekazuje się ją do archiwum zakładowego. „Spisy spraw” przechowywane są w komórkach organizacyjnych przez okres 15 lat. Dla kontroli załatwienia szczególnie waznych lub terminowych spraw z zakresu administracji i nadzoru prowadzi się terminarze.
Ewidencję spraw dyscyplinarnych prowadzi się w repertoriach: „Sd” – dla sędziów i asesorów sądowych pełniących czynności sędziowskie, „Kd” dla kuratorów sadowych i „Ud” dla urzędników sądowych.
Zasady organizacji i rejestrowania pism i dokumentacji w sprawach zawierających  informacje niejawne regulują odrębne przepisy

Zmiany w zakresie przepisów dotyczących tłumaczy przysięgłych.
W dniu 5 czerwca 2006 Prezydent RP podpisał nowelizację ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz. U. Nr 273, poz. 2792). Została ona opublikowana w Dzienniku Ustaw
z dnia 27 czerwca 2006, Nr 107, poz. 722. Wydłużony został termin na składanie wniosków o wpis na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości. Zatem wszyscy, którzy nie złożyli wniosku o wpis, mogą to uczynić teraz - kolejny termin upływa 27 stycznia 2007 r. W celu złożenia wniosku można skorzystać z formularza zamieszczonego na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.